Presto para promotoras

De Excel a Presto: ¿Qué Módulos Necesitas y Cuánto Tardarás en Dominarlos?

Recientemente, un promotor con formación economista nos hacía una consulta muy interesante:

Soy el fundador de una pequeña promotora en ..... y de formación economista.

Estoy gestionando la contratación y control de costes con Excel, pero me gustaría hacerlo con Presto.

Además me ayudaría para la certificaciones para tener las desviaciones mensualmente.

Con lo comentado, ¿que formación y Presto sería necesario? ¿En cuanto tiempo estimas que podré ponerlo en practica?

Pd: acabamos de empezar una obra que ha estamos en fase cimentación.

Vamos a desgranar esta cuestión, que seguro resuena con muchos profesionales del sector.

Presto y sus Módulos: Empieza por lo que Necesitas

Presto es una herramienta potente y modular. Piensa en ello como algunas plataformas online donde eliges un plan de suscripción según tus necesidades. Puedes ir a por el plan más completo desde el inicio, o, como suelo recomendar si no tienes experiencia previa con Presto, empezar poco a poco con los módulos más básicos.

La idea es que vayas conociendo el programa y, de forma natural, decidas si te interesa incorporar más funcionalidades. Lo bueno es que Presto te permite añadir módulos a tu licencia cuando los necesites. No tengo prisa porque gastes de más; prefiero que inviertas en lo que realmente te va a ser útil.

Con nuestra formación, además, tienes una ventaja: si alquilas anualmente o compras una licencia, la formación está incluida. Podrás ver vídeos de módulos que aún no has contratado y así hacerte una idea mucho más clara de si se adaptan a tus expectativas, más allá de lo que yo te pueda contar.

Un apunte importante: hay que ser realista con el alcance de cada herramienta. A veces me preguntan si Presto sirve para llevar la facturación completa de la empresa. Hombre, Presto no es un programa de contabilidad. Puede llevar un historial de facturas y vencimientos, lo cual es un buen complemento (y la información redundante a veces aporta robustez), pero si tienes que elegir una herramienta específica para contabilidad, esa no es Presto. Como en un taller de coches o en la propia obra, cada tarea tiene su herramienta especializada. No usamos una llave inglesa para todo, ¿verdad?

Desglosando tus Necesidades: Módulos Clave para un Promotor

Analicemos las funciones que mencionaba el promotor: contratación, control de costes, certificaciones y desviaciones.

1. Módulo de Presupuestos (¡Siempre Incluido!): Toda licencia de Presto incluye este módulo fundamental para crear tus presupuestos.

2. Módulo de Gestión (Imprescindible para Certificaciones y Modificados): Este es el primero que te recomendaría incorporar. Esencial para:

   • Certificaciones: La base para controlar el avance y los pagos.
   • Modificados del Presupuesto: Como promotor, esta parte es crucial. Te permite gestionar de forma profesional qué era el presupuesto inicial, qué parte es modificada, y de ese modificado, qué está aceptado o rechazado. Tendrás claro qué se certifica del presupuesto original y qué corresponde a aumentos.
   • Órdenes de Cambio: Una novedad desde la versión 25 que ofrece otra forma interesante de tratar los modificados.

   Con el módulo de Gestión ya puedes empezar a ver desviaciones respecto al presupuesto original al gestionar las mediciones y sus categorías (original, modificado).

3. Módulo de Planificación (Si quieres un Análisis de Costes Profundo o eres Promotor-Constructor): Este módulo es uno de mis favoritos y te permite crear un presupuesto objetivo. ¿En qué consiste?

   • Por un lado, tienes el presupuesto de venta (el que se certifica).
   • Por otro, puedes crear un presupuesto de lo que tú crees que te va a costar la obra, basado en tu experiencia y tus acuerdos. Por ejemplo, si sabes que la electricidad con "Manolo, el subcontratista" te va a costar X por vivienda, independientemente de cómo esté desglosado en el proyecto del arquitecto.
   • Esto te da una doble estructura: el presupuesto "oficial" del proyecto (quizás hecho por el arquitecto con bases de precios genéricas) y tu presupuesto interno de costes estimados.
   • Puedes controlar la desviación entre precio de venta y precio estimado de coste, incluso si no quieres meterte (de momento) con la planificación temporal detallada.
   • También es útil si tus mediciones reales o criterios de medición difieren de los del proyecto.

   Si tu promotora también construye y esta idea de un presupuesto de costes realista, separado del de venta, te resuena, este módulo es muy potente. Si no, puedes descartarlo.

4. Módulo de Contratación (Si Planificas y quieres Gestionar Contratos en Presto): Este módulo requiere tener el de Planificación. Su lógica es: primero planificas tus costes, luego contratas. Te permite crear paquetes de contratación, contratos de materiales, de partidas subcontratadas, e incluso de elementos que no están directamente en el presupuesto (como indirectos).

   • Un inciso sobre comparativos: El módulo de Gestión también permite hacer comparativos de ofertas de constructoras a nivel de partidas. El módulo de Contratación va más allá, enfocado en formalizar esos acuerdos derivados de tu estudio de costes.
   • Mi opinión sincera: A veces, este módulo puede ser demasiado rígido para la realidad de la contratación en obra, donde cada proveedor presupuesta a su manera. Es algo a valorar viendo los vídeos de la academia y decidiendo si se ajusta a tu forma de trabajar. La ventaja es tenerlo todo integrado en Presto.

5. El Famoso Control de Costes: Técnicamente, en Presto es sencillo: metes albaranes, desglosas los contenidos en las partidas adecuadas y listo. El problema real del control de costes no es el software, sino la dificultad de saber exactamente a dónde va cada cosa.

   • Pongo un ejemplo doméstico: en tu factura de la luz, ¿sabes qué parte es de la lavadora, del frigo o de la iluminación? No, pero tampoco te hace falta para saber si se está derrochando energía si ves luces encendidas innecesariamente.
   • En obra pasa igual. Cuando llega una factura de 5.000 ladrillos, ¿quién sabe exactamente a qué tabique o zona fueron? Nadie con precisión milimétrica. Preguntar a la gente a menudo lleva a estimaciones, y si estimamos, estamos "inventando".
   • Esto no significa que sea un descontrol. Significa que imputar cada tornillo es una locura. A menudo, se opta por "sacos" de gastos generales para ciertos capítulos.
   • Mi consejo: El control de costes es un complemento a una buena gestión de obra. Es más valioso dedicar energía a que la obra funcione bien en el día a día que a intentar encajar cada albarán con una precisión imposible. Como jefe de obra, te digo que no hace falta esperar a fin de mes para saber si los números van a salir.
   • Dicho esto, si se lleva un control a nivel de capítulos (comparando costes reales del capítulo con lo certificado y lo presupuestado en el objetivo), puede ser muy útil para ver márgenes y desviaciones generales.

Módulos Adicionales Interesantes

• Cost-it: Si trabajas con modelos BIM (Revit), este módulo te permite transferir mediciones del modelo al presupuesto. Muy útil para ganar precisión, aunque sea solo para ciertas partes de la obra.
• Personalizador de Informes (¡Muy Recomendado!): Es el más barato y, para mí, imprescindible. Te permite personalizar los informes que genera Presto con tu logotipo, colores, pies de página, etc. La gran ventaja de Presto sobre Excel es que ya trae plantillas listas para imprimir. Decidir qué campos imprimir (texto, mediciones, totales, presupuesto de venta u objetivo) es cuestión de un clic. Esto ahorra muchísimo tiempo.

Formación y Puesta en Marcha: ¿Cuánto Tiempo Necesito?

Con nuestra academia, intento ir al grano. La idea es que, en cuestión de horas o unas cuantas tardes, puedas coger lo básico y empezar a funcionar. Mis vídeos están diseñados para ser prácticos.

Además, cuentas con soporte por WhatsApp. No sustituye a los vídeos, los complementa. Ves un vídeo, y luego, en tu caso real, te surge una duda específica: "Oye, he visto el vídeo de certificaciones, pero nosotros certificamos cada 15 días, ¿puedo ajustarlo?". Me envías un audio, una captura, y yo te respondo para ayudarte a aplicar lo aprendido a tu realidad. Es una comunicación asíncrona pero muy directa.

Todo dependerá del tiempo que le dediques, pero si te pones las pilas, en cuestión de días tienes que estar presupuestando y certificando como un león.

Espero que esta guía te sea de utilidad. ¡Mucho ánimo con ese cambio de Excel a Presto!